Het is weer lente! Het voorjaar is dé periode bij uitstek om je werkplek een grote opruimbeurt te geven en de winterblues achter je te laten. Dag in, dag uit, word je overstelpt met informatie en taken. Je hebt het te druk om alles meteen af te handelen en stilaan begint je kantoor er als een opslagruimte uit te zien. Hoog tijd voor een lenteschoonmaak.
Een vol bureau is demotiverend en werkt de neiging tot uitstel in de hand. Je gaat vervelende taken voor je uit schuiven en je tijd verliezen met minder belangrijke opdrachten. Dit heeft uiteindelijk een negatieve invloed op de kwaliteit van je werk en je gemoedstoestand. We geven je hierbij 5 handige tips voor een lente-opruim op kantoor.
1) Begin met je bureau
Vraag je bij elk document af waarom je het eventueel zou moeten bijhouden. Moet je er nog iets mee doen, ben je juridisch gezien verplicht het document te bewaren of heb je de informatie nodig voor een andere taak? Ben je zeker dat je een document niet meer nodig hebt, twijfel dan niet en gooi het weg! Maak postbakjes met dringende en met minder dringende zaken. Bij het herindelen van de archiefkast moet je er rekening mee houden dat niet alleen jij, maar ook je collega’s moeiteloos moeten kunnen terugvinden wat ze zoeken. Besteed elke dag minimum tien minuten aan het opruimen van je bureau. Dit lijkt overbodig, maar het bespaart je uiteindelijk heel wat tijd.
2) Elektronische documenten
Op de computer slaan we vaak gegevens op die we niet meer onmiddellijk nodig hebben, maar die we graag bewaren ter informatie. Verwijder overbodige informatie (of informatie die je elders kan terugvinden) en maak een back-up van de overige documenten. Hierdoor wordt je elektronisch archief overzichtelijker en vind je gemakkelijker gegevens terug. Bovendien maak je extra ruimte vrij op je harde schijf, waardoor je data sneller kan ophalen.
Ook je inbox heeft ongetwijfeld een grondige schoonmaakbeurt nodig. Bewaar enkel e-mails die inhoudelijke of juridische gevolgen kunnen hebben, een bewijs- of verantwoordingsfunctie hebben of die je nodig hebt om actie te kunnen ondernemen. Verwijder onbelangrijke e-mails en orden andere mailtjes per klant of onderwerp in een map. Zo vind je belangrijke boodschappen snel terug en bespaar je uiteindelijk opnieuw een hoop tijd.
3) Opruimen in team
Natuurlijk kan je collega niet voor jou beslissen wat je wel of niet moet bewaren. Maar het is wel nuttig om één keer per jaar samen rond de tafel te gaan zitten en te beslissen wie wat bewaart. Binnen een bepaalde afdeling werken vaak verschillende mensen aan éénzelfde opdracht. Het is niet nodig om bepaalde documenten in vijfvoud te bewaren. Stel samen een centraal archivatiesysteem op en duid aan wie er verantwoordelijk is voor het up-to-date houden van welke informatie.
4) Inzameling van oud-elektro
Vraag bij een erkende recyclagefirma een rolcontainer of palletbox om je oud-elektro en toebehoren in te verzamelen. Verzamel alle AEEA (Afgedankte Elektrische en Elektronische Apparaten) en oude IT-materialen en laat ze vervolgens ophalen voor hergebruik en/of recyclage. Voor de opbrengsten ontvang je een vergoeding of je kan ze aan een goed doel schenken. Door deze inzameling draag je bij aan de circulaire economie, vermijd je CO2 uitstoot en help je de natuur een flinke stap vooruit.
5) Zie je het écht niet meer zitten?
Heb je moeite met het opzetten van een overzichtelijk archiefsysteem, of weet je niet meer waar je moet beginnen? Dan kan je eventueel een professionele opruimer inhuren. Professionele opruimers komen ter plaatse, inventariseren de situatie en stellen een gepersonaliseerd actieplan op. Een ‘organizer’ leert je tijdsplanningen beter na te leven en sneller te beslissen.
Maak er vandaag nog werk van! Een goed georganiseerde werkplek bespaart tijd, werkt motiverend en vermijdt onnodige frustraties.
Bron: Stepstone
Out Of Use 